Møteinnkalling, dagsorden og møteforberedelse
Styrets leder skal sørge for at styret holder møter så ofte som det trengs, normalt 6 ordinære møter i året, eller når styreleder, rektor (styrets sekretær) eller et medlem av styret at styret sammenkalles. Rektor kaller inn til styremøte i samråd med styreleder.
Forvaltningsloven sine krav til saksbehandling gjelder for all saksforberedelse, også for møter utover de ordinære. Styrets sekretær skal forberede og gir råd i saker, i samråd med styreleder.
Innkalling til møte med dagsorden og saksframstilling skal skje med rimelig varsel, og skal normalt sendes styrets medlemmer senest en uke før møtet finner sted. Innkallingen med dagsorden og saksframstilling legges ut på skolens nettsider.
Saker som er unntatt offentlighet sendes kun til styrets medlemmer og de varamedlemmer som skal delta i behandling av saken.
Møteledelse
Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær av den styret utpeker som møteleder. Styret kan velge å oppnevne en fast stedfortreder.
Det er bare styrets medlemmer, varamedlemmer og styrets sekretær som kan komme med forslag til vedtak. Forslag som avvik fra styresekretærens innstilling skal gis skriftlig til styreleder. Forslagene skal føres i protokollen.
Møtende medlemmer eller varamedlemmer har stemmeplikt. Det er bare ved valg at det kan stemmes blankt.
Stemmegiving skjer ved stemmetegn eller stilltiende godkjenning. Ved likt stemmetall i andre saker enn valg er styreleders (møteleders) stemme avgjørende.
Styrets forhandlinger
- Styret skal behandle saker i møter, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.
- Styret skal behandle alle sakene i møtet, med mindre styreleder finner det forsvarlig å behandle sakene på annen måte (delegasjon / sirkulasjon). Styret har mulighet til å utsette saker.
- Saker kan behandles selv om de ikke står på utsendt dagsorden, når rektor har meldt disse skriftlig ved møtets start, og mer enn 2/3 av styremedlemmene er enig i at saken kan behandles.
- Det enkelte medlem kan normalt 14 dager før møtet få en bestemt sak ført opp på dagsorden. Styret avgjør under godkjenning av dagsorden, gjennom alminnelig flertall om saka skal settes på sakskartet eller avvises. Under behandlinga kan saka utsettes.
- Saker til behandling under eventuelt, meldes inn ved starten av møtet. Typiske saker under eventuelt vil være korte spørsmål, oppklaringer eller ønske om mer utfyllende informasjon. Videre kan ønske om saker som skal behandles i kommende møte meldes inn under eventuelt.
Styrets møter
Styrets møter holdes som hovedregel for åpne dører. Styret kan vedta at møtene eller bestemte saker skal behandles for lukkede dører.
Følgende saker behandles alltid for lukkede dører:
- Personalsaker som angår enkeltpersoner, herunder saker om tilsetting, oppsigelse, ordensstraff, avskjed og suspensjon.
- Saker som angår taushetsbelagte forhold, eller hvor taushetsbelagte opplysninger er en vesentlig del av beslutningsgrunnlaget.
- Følgende saker behandles normalt for lukkede dører, dersom styret ikke bestemmer noe annet:
- Saker om utarbeidelse av budsjettforslag til bruk for arbeidet med statsbudsjettet.
- Saker som berører AHOs samarbeids- eller konkurranseforhold til offentlige, halvoffentlige eller private institusjoner.
- Alle som er tilstede under behandling av saker som blir behandlet i lukket møte har taushetsplikt om opplysninger til saken, som kommer fram under møtet. taushetsplikten faller ikke bort selv om årsaken for å lukke møte skulle falle bort. taushetsplikten gjelder til styret eventuelt opphever den.
Utenforstående i styremøte
Når særlige grunner taler for det kan styret innby utenforstående til å delta i dets møter, med talerett, men ikke stemmerett. Fast møtende varamedlem har talerett i alle saker.
Vedtaksførhet
Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme.
Avstemningsregler
Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt i universitets- og høyskoleloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. Avstemming ved valg og tilsetting skal skje skriftlig dersom et av de fremmøtte styremedlemmer krever dette.
Protokoll
Det skal føres protokoll.
Et styremedlem kan kreve å få protokollert en stemmeforklaring. Protokolltilførsel må varsles umiddelbart etter avstemning og bør leses opp for styret før møtet heves.
Protokoll skal normalt sendes ut innen en uke etter møtet, og skal da være godkjent av styrets leder. Endelig godkjenning av protokoll skjer i neste møte. Protokoll legges ut på skolens nettsider innen rimelig tid.
Møteplikt og forfall
Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme.
Saker tatt på fullmakt
Styrets leder har fullmakt til å avgjøre saker i det omfang disse ikke kan forelegges styrets medlemmer skriftlig eller utsettes til neste møte. Avgjørelser tatt på fullmakt skal rapporteres til styret på første mulige møte. Rektors myndighet til å ta avgjørelser som senere rapporteres til styret i første mulige møte er klarlagt i AHOs delegasjonsreglement.
Habilitet
Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må ansees å ha fremtredende personlige eller økonomiske interesser. Hvert enkelt styremedlem har selv ansvar for å vurdere sin egen habilitet, og skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham inhabil. Styret avgjør om et styremedlem er inhabilt, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. For øvrig vises det her til forvaltningslovens § 6.