1. Generelt
Statens personalreglement og AHOs personalreglement gjelder for stipendiater med ansettelseskontrakt, og de har således fulle rettigheter og plikter som andre ansatte. Instituttleder er stipendiatens nærmeste leder.
2. Pliktarbeid
Stipendiater tilsettes normalt for en periode på 3 år. Ved 4 års tilsetning inngår ett årsverk pliktarbeid innen undervisning m.v. (25 % av total tilsettingstid). Instituttleder er ansvarlig for pliktarbeidets innhold og omfang. Det skal lages en avtale mellom instituttleder og stipendiat som gjør rede for dette. Pliktarbeidet følger AHOs Retningslinjer for fordeling av arbeidstid for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger
3. Annum
Stipendiaten disponerer et annum (p.t. kr 25 000 pr år) til materiell, bøker, reiser eller lignende i forbindelse med forskningsarbeid og publisering av dette. Bruk av annum skal avtales med veileder. Annum kan i utgangspunktet ikke benyttes til kapitalvarer slik som PC, skriver, mobiltelefon, kamera eller lignende. Skal annum benyttes på kapitalvarer må dette godkjennes av AHO og bestilles gjennom AHOs bestillingssystem. Kapitalvarer er skolens eiendom og leveres tilbake når stipendiaten fratrer sin stilling.
Stipendiatene disponerer annum så lenge de er ansatt ved AHO. Annum kan overføres fra et år til et annet. Ubrukt annum bortfaller ved kontraktens utløp og et eventuelt overforbruk må tilbakebetales ved kontraktslutt.
AHO kan ved søknad tillate at resterende annum kan brukes på språkvask selv om ansettelse er opphørt, men det vil vurderes individuelt i hvert enkelt tilfelle.
4. Tilstedeværelse
Stipendiater har normalt tilstedeværelsesplikt ved AHO. Annen arbeidsplass for kortere eller lengre perioder avtales med instituttleder.
5. Permisjoner og forlengelser - avbrudd i stipendiatperioden
Generelt forutsettes en jevn dialog med veileder og instituttleder. Stipendiaten skal gjennomføre årlige progresjonsrapporteringer om fremdriften i prosjektet. Som andre arbeidstakere, skal også stipendiater søke om, alternativt melde fra om, fravær.
5.1 Avbrudd på grunn av lovhjemlede fravær
Ved lovhjemlede fravær i stipendiatperioden forlenges opptaksperioden tilsvarende varigheten av fraværet. Forlengelsen kan ikke inkludere ferie og periodevis arbeid.
Dette vil for eksempel gjelde:
- Dokumentert sykefravær (egenmeldinger og sykemelding)
- Militærtjeneste
- Fødselspermisjon
- Ammefri
Forlengelse etter bestemmelsen gis tilsvarende den dokumenterte fraværsperiodens lengde, målt i sammenhengende kalenderdager. Fraværet omregnes ikke til arbeidsdager, og det gis ikke utvidelse av forlengelsen som følge av helger, høytidsdager eller annen ikke-arbeidstid.
Det henviser for øvrig til Forskrift til universitets- og høyskoleloven (universitets- og høyskoleforskriften)
5.2 Formell søknadsprosess
Stipendiaten må registrere og søke om alt fravær i SAP/DFØ.
Søknad om forlengelse av arbeidskontrakt sendes til Instituttleder og HR kontakt tidligst 6 måneder før kontraktutløp, men ikke senere enn 3 måneder før kontraktutløp.
HR kontakt sørger for å informere ph.d.-koordinator og leder av ph.d.-programmet om forlenget ansettelse som også gir forlenget opptak på ph.d.-programmet
6. Annen type permisjon
I § 3-17 i universitets og høyskoleforskriften er adgang til permisjon for stipendiater regulert. Dette er permisjoner som ikke er lovhjemlet, men hvor ansattperioden forlenges etter permisjonen er ferdig.
Institusjonene kan gi permisjon for fravær på grunn av kortvarige vikariater i undervisnings- og forskningsstillinger og for utenlandsstipendopphold og lignende, når dette kan skje uten å redusere framdriften med maks et halvt år i postdoktorprosjektet, doktorgradsutdanningen eller spesialistutdanningen. Ansettelsesperioden skal forlenges tilsvarende.
AHO har utviklet en felles praksis for denne typen permisjoner og den er som følgende:
- Det gis kun permisjon om stipendiaten skal inn i et vikariat som er 6 måneder eller kortere. Et vikariat over 6 måneder vil føre til redusert fremdrift over et halvt år og vil dermed ikke gi grunnlag for permisjon. Stipendiat må da enten si opp sin stilling for å gi inn i vikariat eller velge å takke nei til vikariatet.
- Det åpnes for at vikariatet kan være både internt (AHO) eller eksternt hos andre arbeidsgivere, men det må være maks 6 måneder for at det kan innvilges.
- Vurderingen om vikariatet er å regne som en undervisning- eller forskningsstilling er en faglig vurdering som må gjøres av personalleder. Det gjøres ikke administrativt.
- Velger instituttet å innvilge en permisjon som fyller de overnevnte kravene må de selv ta den økonomiske risikoen om en forlengelse av ansettelsesforholdet løper over i et nytt budsjettår. Det gis ikke kompensasjon for ikke-lovhjemlede permisjoner i tildeling av midler for et nytt budsjettår.
For å søke om permisjon fra stipendiatstillingen må du fylle ut søknadsskjema om permisjon uten lønn for stipendiater etter §3-17.
Last ned søknadsskjema (.docx)
Søknaden skal først innom hovedeileder før den sendes til HR-avdelingen som avsjekker formaliteter. Til slutt går den til instituttleder som gjør vedtak i saken.
7. Søknad om ren forlengelse av opptaksperioden på ph.d.-programmet, uten forutgående avbrudd/permisjon
Studieretten på ph.d.-programmet utløper når arbeidsavtalen for stipendiatstillingen utløper. Studieretten utløper uavhengig av eventuelle andre inngåtte arbeidsavtaler ved AHO. For doktorgradskandidater med ekstern finansiering utløper studieretten ved utløpsdatoen nedtegnet i opptaksavtalen.
Det er mulig å søke om forlenget opptak på ph.d.-programmet. Slike søknader kan innvilges dersom gode grunner taler for det.
Søknad om forlengelse skal sendes gjennom et fullstendig utfylt søknadsskjema i Nettskjema: Nettskjema Extended Admission Application
I søknaden skal kandidaten laste opp:
– en redegjørelse for hva som er gjort/publisert og hva som gjenstår av doktorgradsarbeidet, samt
– en bekreftelse fra hovedveileder som støtter søknaden.
Saksbehandlingstid på inntil én måned må påregnes.
For å sikre en samordnet prosess for alle kandidater praktiseres følgende løp:
Løp 1 gjelder for kandidater med en aktiv stipendiat arbeidskontrakt som utløper i løpet av kalenderåret, og for eksternt finansierte kandidater med en aktiv opptaksavtale som utløper i løpet av kalenderåret. Kandidater fra disse gruppene skal i første omgang søke om forlengelse frem til utgangen av inneværende år. Komplett søknad må være sendt inn senest en måned før kontraktslutt. Dersom kandidaten ønsker videre forlengelse etter årets slutt må det sendes inn en ny og oppdatert søknad med revidert fremdriftsbeskrivelse, senest 1. desember.
Løp 2 gjelder for kandidater som ikke lenger har en aktiv stipendiat arbeidskontrakt og for eksternt finansierte kandidater der opptaksavtalen er utløpt. Ved ønske om forlenget studierett må en komplett søknad sendes inn ved utgangen av kalenderåret, senest 1. desember.
Denne ordningen sikrer at alle kandidater behandles i samme årlige søknadssyklus.
Søknaden behandles av forskningsadministrasjonen, og leder for ph.d.-programmet vedtar en eventuell forlengelse. Ph.d.-koordinator registrerer forlengelsen i Felles Studentsystem.
Ved manglende søknad eller godkjenning vil du miste studieretten og tilganger til AHO. Det vil fortsatt være mulig å søke om å få levere avhandlingen.
8. Ekstraerverv
Statens regler for sidegjøremål gjelder også for stipendiater. En legger imidlertid til grunn at stipendiater normalt bør konsentrere seg fullt om doktorgradsprogrammet.
Henvisninger
- Personalreglementet ved AHO
- Retningslinjer for ekstraverv
- Regulations for the degree Philosophiae Doctor (PhD) at the Oslo School of Architecture and Design
- Forskrift til universitets- og høyskoleloven (lovdata.no)