Administrasjonen ved AHO skal utføre lovpålagte oppgaver på en brukervennlig og effektiv måte og med god kvalitet. Ved å ha stabile og forutsigbare arbeidsprosesser skal vi bidra til at AHO når sine strategiske mål og oppnår et godt arbeidsmiljø.
Økonomi- og driftsavdelingen har ansvar for
- Budsjettering og regnskapsføring
- Teknisk drift av hele bygningsmassen
- Intern administrasjon som inkluderer sentralbord og resepsjonstjeneste, sentralarkivering i Ephorte, innkjøp og administrasjon av forbruksmateriell, lønnsregistrering, fakturering og administrasjon av reiseregninger, ansettelsesprosedyrer, generell personaladministrasjon
Økonomi- og driftsavdelingen er del av AHOs hovedadministrasjon, som totalt består av IKT, verkstedene, samt Økonomi- og driftsavdelingen.
ØKONOMISEKSJONEN
Et spesielt fokusfelt er å gi generell og spesifikk informasjon og råd om statlig regelverk knyttet til økonomi og regnskap og skolens regnskapsrutiner.
Spesielle mål for økonomiseksjonen:
- Holde regnskapet à jour
- Foreta fortløpende bokføring og utbetaling av fakturaer
- Levere regnskapsrapporter per 28.02 – 30.04 – 30.06 – 31.08 – 31.10 og 31.12 – eller etter forespørsel
- Utarbeide prosjektrapporter til prosjektleder med kopi til instituttleder. Dette skal skje samtidig med ordinære regnskapsrapporter
- Lønnsutbetaling til fast og midlertidig ansatte 12. hver måned
- Refusjon av reiseregninger
- Innkjøp av intern rekvisita
- Bistå budsjettansvarlig ved innkjøp mellom kr 80 000 – 500 000
Det legges vekt på at det normalt er personale tilstede i kjernetiden kl. 09.00 – 14.30
Spesielle ønsker fra økonomiseksjonen:
For å oppnå sine mål er det nødvendig at faglig og administrativt ansatte følger opp:
- Rapportering av avvik, samt respekt for de knappe tidsfrister for tilbakemelding for tertialrapportering per 30.04 - 31.08 og 31.12.
- Innlevering av timelister innen tidsfristen 10. i påfølgende måned
- Innlevering av personalopplysninger som lønn, bankkonto, skattekort etc innen 10. i måneden før
- Budsjettansvarlig behandler fakturaer i Contempus regelmessig
- Bruk av rekvisisjon for alle innkjøp
RESEPSJON
Sentralbord og resepsjon i 1. etasje skal være betjent i skolens åpningstid – klokken 08.00 – 15.45 (15.00).
Unntaket er juli og romjulen. Da vil også hoveddøren være stengt. All inngang skjer da gjennom personalinngangen.
Spesielle mål for resepsjonen
Hovedoppgaver er å svare på eksterne og interne telefonhenvendelser, samt personlige henvendelser fra besøkende og studenter på en effektiv, høflig og vennlig måte slik at innringere og besøkende opplever seg ivaretatt og velkommen.
Andre oppgaver er mottak og formidling av post og pakker. Inngående post distribueres i posthyllene ankomstdagen. Utgående post sendes samme dag dersom den er levert senest kl. 13.00 i administrasjonen eller kl. 14.00 i resepsjonen
Videre er rombestilling, printshop-tjenester som visittkort og dørskilt, salg av bøker og rekvisita del av oppgavene.
Ansatte, studenter og besøkende kan hente parkeringsoblater i resepsjonen.
Ved stor trafikk i resepsjonen prioriteres henvendelser slik: besøkende, eksterne telefoner, interne telefoner. Annen henvendelseskanal er per e-post: sentralbord@aho.no
Spesielle ønsker fra resepsjon
- At alle medarbeidere gir resepsjonen beskjed om fravær
ARKIV
AHO benytter Ephorte som sitt elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem. Innføringen av Ephorte er en del av utviklingen mot døgnåpen forvaltning. Alle arkivverdige dokumenter skal journalføres i Ephorte, og saksbehandlerne skal selv besvare sine dokumenter i Ephorte.
Spesielle mål for arkivtjenesten
Det viktigste målet for arkivtjenesten er å være et redskap for saksbehandlerne i deres daglige arbeid. Tjenesten skal sørge for at dokumenter blir tatt vare på og blir gjort tilgjengelig både i nåtid og ettertid.
Arkivbrukeren bør kunne forvente
- at arkivet til enhver tid har oversikt over hver enkelt registrert sak, hvem som er saksbehandler, om den er til behandling eller arkivert
- at arkivet, i løpet av relativt kort tid, skal bistå med å finne frem dokumenter som ønskes utlånt fra arkivet
- at arkivet skal sørge for informasjon og opplæring i bruk av Ephorte og arkiv
- at nytilsatte saksbehandlere og ledere får kurs i Ephorte, samt at oppfriskningskurs tilbys
Spesielle ønsker fra arkivtjenesten
- Det er ønskelig at saksbehandlere kjenner til og arbeider etter gjeldende rutiner, lover og regler
TEKNISK DRIFT
Teknisk drift har ansvar for innvendig drift av lokalene, inventar og utstyr, samt ikke-IKT relatert AV utstyr. Dette inkluderer administrasjon av nøkler og adgangskort.
Utvendig drift er Statsbyggs ansvar, men i praksis et samarbeid mellom AHO og Statsbygg.
Ansatte i teknisk drift er brannvernkoordinatorer i samarbeid med brannleder i Statsbygg. De har ansvar for å utarbeide årlig brannvernplan for AHO, organisere brannteam som inkluderer etasjeansvarlige, gjennomføre brannøvelser og organisere brannvernkurs for ansatte.
Før større sosiale arrangementer ved skolen skal drift foreta en risikovurdering.
Spesielle mål for driftsavdelingen
- Bidra til en sikker og effektiv arbeidsplass
- Tilrettelegge fysisk arbeidsmiljø for ansatte og studenter
Spesielle ønsker fra driftsavdelingen
- Varsel i god tid dersom noen ønsker bistand
PERSONALADMINISTRASJON
Personaladministrasjon skal blant annet ivareta rekrutteringsprosedyrer og generell oppfølging av avtaler og personalsaker. Fraværsregistrering og oppfølging av sykmeldte er også hovedoppgaver, samt oppfølging av HMS (Helse, miljø og sikkerhet).
Spesielle mål for personaladministrasjon
- Sikre en god personalbehandling som inkluderer aktuell informasjon
Spesielle ønsker fra personaladministrasjon
- Interesserte og ansvarsfulle ledere med ønske om å ivareta sine medarbeider