Innkjøp ved AHO - retningslinjer

Utfyllende retningslinjer til  AHOs innkjøpsreglement  

Innkjøpsfullmakt:
Fullmakt til å foreta innkjøp er gitt alle budsjettansvarlige og denne fullmakten er omtalt i budsjettildelingsbrevet.

Beløpsgrenser: 
Det er tre forskjellige beløpsgrenser en må være oppmerksom på. Med beløpsgrenser menes grense for et enkelt innkjøp eller samlet innkjøp fra samme leverandør i løpet av et budsjettår. Alle beløp er eks. mva.

Arkivering av dokumentasjon:
All innkjøpsdokumentasjon skal sendes arkivet for innlegging i ePhorte.

Bistand:
Økonomiavdelingen vil yte nødvendig bistand slik at regelverket overholdes, men det er viktig at den bringes inn i prosessen så tidlig som mulig og i hvert fall før det er inngått noen avtale.

Bruk av rammeavtaler:
AHO har kun en rammeavtale som alle er forpliktet til å følge og som gjelder kontorrekvisita. I tillegg har vi avtaler om hotellovernatting samt flyreiser.  Disse avtalene kan benyttes dersom en ikke finner rimeligere alternativer selv.  Uninett har inngått rammeavtaler innen IKT som kan benyttes. 

Innkjøp (gjelder både varer og tjenester)

Innkjøp under kr 80 000: 
Det er ingen spesielle regler for innkjøp under denne beløpsgrense, men den generelle reglen om at alt innkjøp alltid skal foretas på rimeligste måte, gjelder.  Det må også påses at en kun handler hos firmaer som fremstår som seriøse og er registrert i offentlige registre; for norske firmaer skal disse være registrert i Brønnøysundregistrene.

Innkjøp mellom kr 80 000 og kr 500 000:

1. Det skal alltid innhentes tilbud fra minst tre leverandører og tilbudene skal være sammenlignbare.  Dette gjelder også i de tilfeller hvor Uninetts rammeavtaler benyttes. Dersom det bare finnes en leverandør som kan levere så skal dette dokumentere/sannsynliggjøres. 
2. Det skal leveres skatte- og avgiftsattest som viser kr 0 i utestående skatt og avgift. 
3. Dersom firmaet har flere enn en tilsatt, skal det leveres HMS attest (se vedlegg)
4. Det skal fylles ut en innkjøpsprotokoll (se vedlegg) og alle relevante pkt i denne skal besvares eller kommenteres.
5. All dokumentasjon sendes arkivet for arkivering. Kopi av innkjøpsprotokollen sendes også til regnskap for innscanning i Contempus som bilag til faktura.

Innkjøp over kr 500 000:

Alle avtaler om innkjøp over kr 500 000 skal inngås etter anbud. Økonomiavdeling kontaktes før arbeidet med innkjøpet begynner.

1. Innkjøpet skal kunngjøres i bl.a. Doffin. Anbudsprosedyren kan avvikes dersom det kun finnes  tre eller færre leverandører.  Dette skal dokumenteres/sannsynliggjøres.
2. Pkt 2, 3, og 5 for innkjøp mellom kr 80 000 og kr 500 000 gjelder også for innkjøp over kr 500 000.
3. Det skal føres en anbudsprotokoll (se vedlegg),  hvor alle relevante pkt. skal besvares/kommenteres
4. De som ikke får anbudet skal tilskrives og gis nødvendig informasjon, bl.a. klageadgang.

Inngåelse av avtaler (rammeavtaler, serviceavtaler m.v.)
Rammeavtaler, serviceavtaler m.v kan inngås for maksimum 4 år.  Det gjelder de samme krav til dokumentasjon og beløpsgrenser som for andre innkjøp.  AHO vil vurdere sentralt å inngå avtaler med leverandører som flere benytter seg av. 

Henvisninger:

• Innkjøpsreglement for AHO

Skjema:

• Skjema for refusjon av småutlegg
• Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS)
• Protokoll for anskaffelser mellom 80 000 og 500 000 kroner eksl. mva. (.doc)
• Protokoll for anskaffelser som overstiger 500.000 kroner eksl. mva (.doc)

• Godkjent av: Direktør
• Avdeling: Hovedadministrasjon
• Ansvarlig: Adm.sjef
• Opprettet: 08.12.2009
• Oppdatert:  
• Versjon: 1