Bestilling og registering av reiser - rutine

For ansatte
Følgende rutiner gjelder for alle som er ansatt ved AHO:

1. Reiser skal godkjennes av nærmeste overordnet før reisen bestilles.
2. Bestilling av reiser. Reiser skal i hovedsak bestilles av den enkelte selv. VISA-kort med AHOs logo skal i hovedsak benyttes. Unntaksvis kan ViaTravel benyttes.
3. Bruk av AHO-kortet eller evt. faktura fra Via Travel blir ansett som et reiseforskudd og ført på vedkommendes forskuddskonto. Utgiften skal derfor tas med på reiseregningen og denne skal den enkelte selv registrere i ESS snarest og senest en måned etter at tjenestereisen er avsluttet. Er ikke reiseregning registrert innen denne fristen, vil reiseforskuddet bli trukket i lønn uten nærmere varsel.
4. Diett. 
   Ved pålagte tjenestereiser skal diett alltid beregnes etter statens satser.
   Ved frivillige tjenestereiser, dvs reiser som den ansatte ønsker å foreta, men hvor nærmeste leder ikke anser reisen nødvendig som ledd i enhetens strategi, vil det kunne avtales lavere diettsatser eller at diett faller helt bort.
   Ved ekskursjoner kan lavere diettsatser avtales.
5. Reiseregning skal alltid godkjennes av nærmeste overordnet. (Dette skjer elektronisk)
6. Dersom andre enn AHO skal betale reisen helt eller delvis, må det gis beskjed om dette til økonomiavdelingen.
7. Reiseregning skal innleveres/registreres elektronisk senest innen 2 måneder etter at reisen er avsluttet ellers bortfaller retten til refusjon, jf. Registering og godkjenning av reiseregning i ESS - rutine.

For personer som ikke er ansatt ved AHO
Følgende rutiner gjelder for de som ikke er ansatt ved AHO og hvor AHO skal betale reise, opphold m.v.

1. Reise-, diett og oppholdsutgifter refunderes etter regning. Refusjon etter statens satser kan normalt ikke avtales.
2. Reiseregningsskjema skal benyttes i de tilfeller vedkommende selv skal ha refundert legitimerte utlegg for reise og opphold
3. Dersom vedkommendes arbeidsgiver krever refusjon av utlegg for reiseutgifter, faktureres de på vanlig måte.

Henvisninger:

Kvalitetssystemet:

• 05- PERSONAL - Registering og godkjenning av reiseregning i ESS - rutine
• 05 - PERSONAL - Veiledning til utfylling av reiseregning i ESS (pdf)
• 06 - ØKONOMI - Bruk av VISA-kort med AHOs logo - rutine

Eksterne lenker:

• Reiseregulativet: http://odin.dep.no/fad/norsk/dok/regelverk/reglement/002031-990092/dok-bn.html
• Reiseregningsskjema

• Godkjent: Rektor
• Ansvarlig: Økonomidirektør
• Avdeling: Administrasjon
• Opprettet: 18.05.2006
• Oppdatert: 15.03.2010
• Versjon: 3