Registering og godkjenning av reiseregning i ESS - rutine

Med virkning fra 1.5.2008 skal den enkelte selv registrere sin reiseregning i ESS. Er det behov for bistand, kontakt økonomiadministrasjonen.

Rutinen gjelder for:

• Alle fast ansatte
• Alle midlertidig ansatte med tilsetting lengre enn ett år.

Del 2 av rutinen gjelder kun for de som skal godkjenne reiseregningen.

1. REGISTRERING AV REISEN

a) Alle reiser skal registreres, også i de tilfeller hvor det kun kreves refusjon av utgifter. Unntak: Reiser av inntil en dags varighet hvor en kun krever refusjon av utgifter til tog, buss, trikk, taxi og lignende

b) Registreringen skal gjøres snarest mulig etter at reisen er gjennomført.

c) Registreringsprogrammet åpnes ved å klikke på ESS ikonet på PC’ens desktop. Du logger deg på med tildelt brukernavn og passord. Har du glemt dette kan du bruke knappen "Glemt passord".

d) Alle utgifter skal registreres. Vær nøye med utfylling av tidspunkter for reisens begynnelse og slutt. Dersom du har bestilt flybillett, hotell m.v. gjennom AHO skal dette føres opp som forskudd.

c) Dersom utgiften kun er flybilletten og denne er betalt av AHO skal du likevel registrere reisen.

d) Når du har registrert reisen, tildeles den et reisenummer. Dette må du notere.

e) Alle utgifter skal dokumenteres. Disse legges i egen konvolutt, merkes med ditt navn og reisenummer og sendes øk.adm.

f) Etter at du har registrert ferdig, blir reiseregningen sendt elektronisk til godkjenning.

g) Det anbefales at reiseslippen simuleres (egen handling i ESS) for å se resultatet av de opplysningen du har lagt inn i ESS.

2. GODKJENNING AV REISEREGNING

En reiseregning skal gjennom to separate godkjenningsprosedyrer. 1. godkjenner er lønnsansvarlig på AHO og 2. godkjenner er utsteders nærmeste overordnet (budsjettansvarlig). Både 1. og 2. godkjenner varsles automatisk med e-post om at de har fått reiseregninger til behandling.

Reiseregningen sendes først til 1. godkjenner. Denne skal påse:

1. at reiseregningen er korrekt utfylt (formelle regler)
2. at riktige satser er benyttet
3. at ev. forskudd er tatt med

Ved feil returneres reiseregningen til utsteder.

Reiseregningen går deretter (elektronisk) til 2. godkjenner som skal påse:

1. at reisen er gjennomført etter avtale
2. kontrollere ev. påføre riktig kontering

Etter at 2. godkjenner har godkjent reisen går den til utbetaling. Dersom 2. godkjenner ikke godkjenner reisen går den tilbake til utsteder for korrigering. Korrigert reiseregning sendes så på nytt gjennom systemet.

Henvisninger:

• Veiledning til utfylling av reiseregning i ESS

• Godkjent av: Direktør
• Avdeling: Hovedadm.
• Ansvarlig: Adm.sjef
• Opprettet: 26 06 08
• Oppdatert: 
• Versjon: 1