Intern budsjettfordeling for 2010

1. Innledning
2. Modellens hovedstruktur
3. Komponenter instituttbudsjett
4. Budsjettrutiner

1. Innledning
AHOs budsjettfordelingsmodell skal være et verktøy for å gjennomføre skolens prioriterte virksomhet og iverksette strategier.

Intensjonen med budsjettfordelingsmodellen er å oppnå:

1. Økonomisk prioriteringen i årsbudsjettet som reflekterer AHOs strategier.
2. Budsjetteringsprinsipper som stimulere til kvalitet, men også god ressursbrukt og effektivitet i undervisningen.
3. Budsjetteringsprosesser og begrunnelser for tildeling som er transparente og har legitimitet i organisasjonen.
4. Prinsipper for tildeling som stimulerer til FoU-arbeid gjennom bl.a. en resultatkomponent for FoU.
5. Stimulans til strategisk tenking og god ressursforvaltning i organisasjonen. Instituttene gis større ansvar og myndighet i internbudsjettering.

Intern budsjettfordeling ble basert på en ny budsjettmodell for 2007. Det legges opp til en årlig justering av denne modellen ut fra de erfaringer som blir gjort.

2. Modellens hovedstruktur

2.1 Fellesbudsjettet (husleie, vakthold, renhold osv) realbudsjetteres.

2.2 Investeringer. Behovet er her relativt stort pga at både bygget og inventaret begynner å bære preg av at det er over 8 år siden AHO flyttet til Maridalsveien 29.  Det foreligger dessuten planer om å foreta vesentlige utbedringer på ventilasjon/kjøling.  AHOs andel av dette ligger i størrelsesorden 1,5 mill.  dette må tas i 2010  og vi må vurdere hva vi har av muligheter for å sette av ytterligere midler.

2.3 Lønnsbudsjettet for faste stillinger skal realbudsjetteres på basis av bemanningsplan og avsettes i sentral lønnspott.

2.4 De administrative enhetene skal tildeles budsjett ut fra en behovsvurdering som tar utgangspunkt i 2009-budsjettet.

2.5 Rektors disposisjonskonti (strategisk formidling, internasjonalisering og rektor til disp.) diskuteres og budsjetteres i forhold til forbruk i 2009. 

2.6 Instituttenes budsjettramme består av følgende hovedkomponenter:

1. Timelærermidler
2. Resultatbasert FoU-komponent.
3. Resultatbasert formidlingskomponent.
4. Undervisningskomponent basert på planlagte kurs
5. Andre inntekter / justeringer
6. Strategiske tildelinger.

FoU-komponenten bestemmes av resultater.  Undervisningskomponenten bestemmes ut fra kursplan. Instituttene skal konkurrere om strategiske midler.

Det understrekes at instituttene får tildelt en budsjettramme og at de har full frihet til å fordele rammen på de ulike aktuelle budsjettpostene. Det forventes at instituttene foretar en selvstendig vurdering av hvilken fordeling som gir best utnyttelse av tilgjengelige midler. De midlene som ikke bindes opp til nødvendige behov skal disponeres ut fra langsiktige strategiske vurderinger

3. Komponenter instituttbudsjett

3.1 Timelærermidler
Timelærermidler tildeles for å skape balanse i forholdet mellom tilgjengelige undervisningsressurser og undervisningsbehov. Det er viktig at alle tilgjengelige ressursser (fast tilsatte) blir disponert i forhold til den undervisningsplan som er lagt opp for det enkelte institutt.  Dette skal gjennomgås før det fremmes krav om timelærere. 

Behovet for timelærermidler bestemmes skjønnsmessig på basis av følgende indikatorer:

1. Omfanget av instituttets undervisningsforpliktelser målt i antall kurs av ulike type og studenttall.
2. Instituttets bemanningssituasjon.
3. Andre aktuelle faktorer.

I vurderingen av instituttets bemanningssituasjon tas det hensyn til tilgang på pliktarbeid fra stipendiater i tillegg til antall faste stillinger.

3.2 Forskningskomponent
Forskningskomponenten tildeles på basis av oppnådde resultater:

1. Instituttet tildeles kr. 50 000 pr. gjennomført doktorgrad
2. Kr 20 000 pr publiseringspoeng
3. Kr 10 000 pr verk (AHO eiendomsrett)
4. Kr 2 500 pr privat verk (forutsatt at AHO er knyttet til verket for eksempel at vedkommende er tilsatt som professor ved AHO)

Beregningsgrunnlaget her skal være resultat foregående år. Normalt vil ikke dette være klart til budsjettarbeidet igangsettes. Det foretas derfor foreløpig tildeling som justeres når resultatet foreligger.

3.3 Formidlingskomponent
Formidlingskomponenten omfatter både formilding til profesjonen og formidling til allmennheten. Resultatbasert tildeling i forbindelse med formidling tildeles skjønnsmessig og reserveres for større og faglige betydningsfulle formidlingsoppgaver som:

• Fagbøker
• Lærebøker

Det tildeles kr. 30 000. for fagbøker, lærebøker

Beregningsgrunnlaget her skal i likhet med forskningskomponenten være resultat foregående år

3.4 Undervisningskomponent
Følgende parametre legges til grunn for beregning av undervisningskomponenten:                                                     

*) pga økt opptak høst 2009.

Beregningsgrunnlaget skal være faktisk gjennomføring av kurs i budsjettåret. Dersom dette ikke er klart til budsjettarbeidet igangsettes, vil det bli gitt en foreløpig tildeling som justeres når resultatet foreligger og med endelig budsjettrevisjon i juni.

I tillegg kommer en fast basistildeling til hvert institutt basert på en skjønnsmessig vurdering med basis i instituttets samlede aktivitet:

Tildeling pr år:

ARK:  140 000

FTH:  50 000

IDE:  110 000

URB:  70 000

3.5 Andre inntekter
3.5.1. 15 % av brutto eksterne inntekter tilfaller fellesbudsjettet til dekning av overheadkostnader. I NFR-prosjekter må dette tilpasses NFRs egne retningslinjer.  Når fast ansatte lønnes over prosjekt / av eksterne inntekter tilfaller 60 % av innspart beløp instituttet.

3.5.2. Prosjektoverskudd (når prosjektet er avsluttet) tilfaller 60% instituttet og 40% felles.

3.5.3. Overskudd (når prosjektet er avsluttet) av rene oppdragsprosjekter behandles spesielt. Med oppdragsprosjekter menes i denne sammenheng oppdrag for næringsliv m.v som tilfredsstiller KDs krav for at overskuddet kan spares opp som ”virksomhetskapital”. For den / de som har utført slike oppdrag øremerkes et beløp tilsvarende 70 % av overskuddet for bruk til faglige formål, resten av overskuddet tilfaller instituttet.

3.5.4. Dersom prosjekter har behov for AHO bidrag, skal dette fordeles mellom instituttet og fellesbudsjettet på følgende måte:

• I prosjektperioden: 
  Bidraget skal deles 50/50 mellom institutt og felles og dersom det er behov for dekning utover innspart lønn og overhead så belastes overskytende instituttets bidrag fra andre prosjekter
• Når prosjektet er avsluttet
  Underskuddet skal i sin helhet dekkes av instituttets bidrag fra andre prosjekter. Dersom det da gjenstår udekket underskudd skal resten fordeles mellom instituttet og felles med 50/50

3.5.5. Frigjort lønn skal disponeres slik:

• Ved vakanse: Timelærermidler tildeles etter behov. (avgjøres av rektor)
• Ved sykdom: Timelærermidler tildeles etter behov, normalt 50 % av stillingsprosent
• Ved forskningstermin: Timelærermidler tildeles etter behov, normalt 50 % av full lønn.
• Ved permisjon uten lønn: Vikarmidler for tilsvarende stillingsprosent stilles til disposisjon

3.5.6. Det er ingen automatikk i overføring av mindreforbruk eller overforbruk fra et år til et annet.  AHOs totale regnskapsresultat vil være retningsgivende for slike overføringer.  Følgende retningslinjer legges til grunn

Mindreforbruk:
Overføres normalt ikke med mindre det ligger en konkret vurdering og godkjennelse (fra rektor) til grunn for utsatt virksomhet fra et år til et annet. Enhetene kan når spesielle grunner foreligger, avsette midler et år til bruk i planlagte strategiske satsninger neste år. 

Merforbruk: 
Årsakssammenhengen må først avklares men som hovedregel skal merforbruk dekkes slik:

• Overskudd, bidrag m.m. fra eksterne prosjekter
• Resten overføres til neste år.
• Instituttleder kan søke om at fellesbudsjettet dekker merforbruket.  (Avgjøres av rektor)

3.5.7. Særlige driftsmidler tildeles for pålagte oppgaver knyttet til løpende drift, undervisning, forskning eller organisasjonsmessig utvikling.

3.6 Strategiske tildelinger
Det avsettes en sentral pott til strategiske satsinger. Erfaringen er så langt at en enkeltbevilgning minimum må være i størrelsesorden 250 000 kr. , og intensjonen er å sette av nok penger til minimum 3 bevilgninger.  Instituttene konkurrerer om disse midlene på grunnlag av søknad til styret

4. Budsjettrutiner
Årsbudsjettene utarbeides før årsskiftet og skal normalt vedtas av styret i siste møte i desember.

Budsjettet revideres etter første halvår. Budsjettrevisjonen skal normalt kun omfatte faktorer der forutsetningene er endret eller åpenbare skjevheter som har oppstått.

Budsjettet skal presenteres slik at det framgår hvilken inntektseffekt de ulike faktorer har. 

 Henvisninger:

• Godkjent av: Styret
• Ansvarlig: Direktør
• Avdeling: Hovedadministrasjon
• Opprettet: 08.12.2009
• Oppdatert:
• Versjon: 1