1. INNLEDNING
Det er både i det offentliges og den enkelte virksomhets interesse å planlegge og gjennomføre anskaffelser med sikte på effektiv ressursbruk i alle ledd.
AHOs innkjøpsreglement, som er godkjent av styret i møte 16.02.2005 omhandler regler og prosedyrer knyttet til anskaffelser ved AHO. Reglementet er revidert i 2009 og endringene er godkjent av styret i møte 08.12.2009
2. INNKJØPSFUNKSJONEN VED AHO
Hovedansvaret for innkjøpsfunksjonen er lagt til hovedadministrasjonen som koordinerer og gjennomfører samlet innkjøp for hele AHO, inngår felles rammeavtaler, bidrar med informasjon om avtaler og bistår med kompetanse på regelverk, praktisk støtte og oppfølging der hvor innkjøpsansvaret er delegert.
Innkjøpsansvaret er delegert til enheter med egen budsjettdisponeringsfullmakt, og som følge av denne har myndighet til å anskaffe varer og tjenester innen sitt ansvarsområde.
Tilsatte med innkjøpsfullmakt ved AHO:
|
Stillingskategori |
Budsjettposter |
|
Direktør/Adm.sjef |
Alle typer innkjøp |
|
IT-direktør |
Alle IKT innkjøp |
|
Driftsleder |
Innkjøp til drift av lokalene inkl. inventar og utstyr |
|
Budsjettansvarlig |
Innkjøp innen sitt ansvarsområde |
3. MÅL FOR INNKJØPSVIRKSOMHETEN
AHOs innkjøpsvirksomhet har som mål å skaffe varer og tjenester til riktig pris for å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Innkjøpsreglementet skal videre sikre at lover og forskrifter for offentlige innkjøp etterleves.
4. REGELVERK OG TERSKELVERDIER
Offentlig anskaffelsesvirksomhet er underlagt et komplisert nasjonalt og internasjonalt regelverk. Hensikten med regelverket er å ivareta fri konkurranse på like vilkår for alle interesserte leverandører, samt sikre best mulige kjøp for den enkelte virksomhet. Oppdragsgiver skal sørge for at det ikke finner sted noen forskjellsbehandling av de ulike leverandører. Alle kjøp skal i utgangspunktet foretas etter konkurranse, og saksgangen må kunne dokumenteres.
Det er viktig å merke seg at gitte terskelverdier skal vurderes både i forbindelse med enkeltanskaffelser og for planlagte kjøp for en produktkategori (for eksempel kontormøbler, datamaskiner mv) over en 12-måneders periode.
5. ANSKAFFELSESMETODER
Enhver anskaffelse skal, uansett metode, så langt det er mulig baseres på konkurranse. Konkurranse mellom ulike leverandører kan gi bedre pris- og kvalitetsbetingelser for virksomheten.
AHOs rammeavtaler skal benyttes. Bruk av disse er bindende for AHOs tilsatte med mindre det dokumenteres at gunstigere betingelser er oppnådd. Når rammeavtale ikke er utarbeidet skal det tas inn i anskaffelsesprotokollen.
For anskaffelser over 80 000 (eks. mva) skal det alltid innhentes HMS-erklæring og skatte- og avgiftsattester.
5.1 Direkte anskaffelse
Kjøp under kr 80 000 (eks mva) krever ingen utlysning og direkte anskaffelse kan benyttes. Imidlertid gjelder konkurranseprinsippet også ved slike anskaffelser slik at en skal sikre at best mulig vilkår oppnås.
5.2 Anskaffelser mellom kr 80 000 og kr 500 000
Protokoll for anskaffelser mellom kr 80 000 og 500 000 skal fylles ut.
Forut for anskaffelser over kr 80 000 skal brukeren lage en kravspesifikasjon i de tilfeller det anses nødvendig. Dette er en konkret beskrivelse av det som skal anskaffes. Kravspesifikasjonen må være så objektiv og åpen som mulig. I stedet for å spesifisere detaljer bør man fokusere på funksjon, fordi man da kan dra nytte av tilbydernes erfaring med å løse behov. En åpen kravspesifikasjon sikrer også at flere leverandører har mulighet til å gi tilbud, og man sikrer på den måten at priser og betingelser blir optimale. Kravspesifikasjon ev. begrunnelse for at slik spesifikasjon ikke er laget skal tas inn i dokumentasjonen.
5.3. Anbud
Anskaffelser mellom kr 500.000 (eks mva) og kr 1.7 mill (eks mva), skal som hovedregel kunngjøres. Kunngjøring skal skje i Norsk Lysingsblad og DOFFIN-databasen (www.doffin.no), og eventuelt i dagspressen. Det anbud/tilbud som er økonomisk mest fordelaktig for AHO etter en totalvurdering, skal velges. Det skal føres anbudsprotokoll.
Direkte anskaffelse ved kjøp mellom kr 500 000 og 1,7 mill kan benyttes dersom det er klart at bare et fåtall leverandører kan skaffe varen. Dette skal dokumenteres i hvert enkelt tilfelle.
5.4. Anskaffelser over 1.7 mill.
For anskaffelser over kr 1,7 mill (eksklusiv mva) gjelder EØS-regelverket og med utlysning internasjonalt.
5.5. Kontrakter
Dersom det inngås avtaler, for eksempel rammeavtaler, om kjøp av varer og tjenester og som skal gjelde for et bestemt tidsrom skal avtaleperioden ikke være lengre enn ett år. Slike avtaler kan kun fornyes med ett år av gangen og skal maksimum gjelde for 4 år.
5.6. Kjøp fra utlandet
Ved kjøp av varer fra utenlandsk leverandør vil mva bli beregnet ved import og innbetalt tollkassereren. Ved kjøp av tjenester, programvare o.l hvor det ikke leveres en fysisk vare, vil mva bli beregnet og betalt av AHO
6. ETISKE RETNINGSLINJER
Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet gjelder fullt ut i innkjøpssaker. Det innebærer spesielle begrensninger i hvem som kan konkurrere om salg til AHO.
Ansatte ved AHO er utelukket fra å delta i konkurransen om leveranser til skolen.
Det samme gjelder firma (både enkeltmannsforetak og AS) som helt eller i overveiende grad eies av ansatte. Ansatte kan heller ikke opptre som konsulent og heller ikke som representant for anbyder, tilbyder eller leverandør.
Ansatte må heller ikke motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke hans tjenstlige handlinger.
Det er tillatt å benytte rådgivere ved f.eks. utarbeidelse av kravspesifikasjon eller vurdering av innkomne tilbud, under forutsetning av at vedkommende ikke har økonomisk interesse i anskaffelsen.
7. MYNDIGHET
Myndighet til å foreta innkjøp, herunder myndighet til å underskrive avtaler på vegne av AHO, er en del av budsjettdisponeringsmyndigheten. Innkjøpsretten er likevel begrenset til kun å omfatte varer og tjenester som er nødvendig innen ansvarsområdet. IKT-avdelingen har ansvar for alt innkjøp av IKT-utstyr herunder programvare, AV-utstyr, mobiltelefon, kontorinventar m.v.
Med IKT-utstyr menes PC, printer, projektor, digital videokamera, digitalt fotoapparat.
Med AV-utstyr menes overhead projektor, lysbildeapparat, DVD/CD spillere, videospiller mv.
Biblioteket kjøper inn alle bøker til biblioteksvirksomheten. Den enkelte budsjettenhet kan kjøpe inn bøker som er nødvendig for eget bruk og som det ikke er hensiktsmessig å låne. Alle bøker som kjøpes inn er skolens eiendom uavhengig av om innkjøpet skjer innenfor ordinært budsjett eller i eksternt finansiert virksomhet. Når bøkene ikke lenger er i bruk eller når det aktuelle prosjekt/ program avsluttes, skal det tas en vurdering av om / hvilke bøker som kan være av interesse for biblioteket.
Reiser innenlands bør normalt bestilles over Internett. Ved utenlandsreiser skal AHOs ”reisekonsulent” foreta bestillingen / konsulteres.
Det er ikke anledning til å tjene opp bonuspoeng ved reiser for AHO.
Før innkjøp av varer og tjenester skal det være avklart om:
- det er avsatt tilstrekkelige budsjettmidler
- behovet er reelt og riktig prioritert
- aktuell vare/tjeneste allerede er tilgjengelig internt ved AHO
- regler for kjøp av varer og tjenester i staten er overholdt
Normalt skal innkjøp av varer og tjenester foregå skriftlig, primært for å unngå tvil om hva som er bestilt og hvilke vilkår som skal legges til grunn for leveransen. AHOs rekvisisjon skal fortrinnsvis benyttes.
Det er vedkommendes ansvar å oppgi tilstrekkelig informasjon og referanse til leverandøren ved ethvert innkjøp, og å pålegge leverandøren å føre dette på faktura, pakksedler og ev. andre tilhørende dokumenter. Dette må gjøres for å sikre hurtig og korrekt levering av produktet, samt identifisering og betaling av faktura innen forfallsdato.
Slik referanse vil være: Kjøpers navn, avdeling/enhet, ordrenummer hvor dette foreligger, leveringsadresse samt en tydelig beskrivelse av produktet. Det er viktig ved bestilling at det skilles mellom fakturaadresse og leveringsadresse.
Leveringsbetingelser skal normalt være fritt levert og betalingsfristen skal være 30 dager. Avvik skal begrunnes og fremgå av innkjøpsdokumentasjonen.
Ved innkjøp fra utenlandsk leverandør skal denne gjøres oppmerksom på at navn og postadresse samt kontonummer, Swift kode, bankens navn og postadresse må fremgå av fakturaen.
Det er ikke anledning til kontantkjøp av varer og tjenester utover det beløp nevnt om ”Småkjøp”.
8. SMÅKJØP
Småkjøp (under ca. kr. 8 000) som ikke kan faktureres kan betales kontant eller ved ved belastning av kredittkort. Ved utlegg foretas oppgjør mot AHO ved utfylling av skjema for refusjon av utlegg vedlagt originalkvitteringer, kontrollert, attestert og anvist på vanlig måte.
9. MOTTAK OG KONTROLL
Godkjenning av leveransen skal foretas av den som har bestilt varen. Pakkseddel signeres, og/eller varemottak dokumenteres på faktura fra leverandøren.
Mottaker skal kontrollere at alle betingelser er i henhold til bestilling, kontrakt eller rammeavtale. Ved eventuell manko, skade eller annet avvik skal leverandør kontaktes umiddelbart med henblikk på eventuell retur av produktet eller utbedring av utført tjeneste.
For store leveranser som strekker seg over tid, skal det være en fortløpende kvalitetssikring av del- leveransene for å sikre at det endelige produktet har tilfredsstillende kvalitet.
10. ARKIVERIN
Originale dokumenter på anskaffelser over kr 80 000 skal sendes til AHOs arkiv. Slike dokumenter vil være forespørsel/anbudsgrunnlag, innkomne tilbud, bestilling, anskaffelsesprotokoll, anbudsprotokoll, kontrakt m.m.
11. UTSTYRSREGISTRERING
I henhold til Bestemmelser om økonomistyring i staten, Kap. 5.3.7 Registrering av eiendeler, skal driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi på over 30.000 kroner, registreres. Lett omsettelig utstyr slik som PCer, skrivere, laptoper, projektorer, digitale kamera, digitale videokamera, mobiltelefoner mv. skal registreres dersom anskaffelsesverdien er over kr 1000 (eks. mva). Følgende data skal registreres: Navn, dato for innkjøp, serienummer samt hvor gjenstanden oppbevares. Det skal fremgå av påskrift på faktura at innkjøpet er registrert i utstyrsregisteret.
12. UTRANGERING OG KASSASJON AV MATERIELL
All kassasjon av statens eiendeler skal foretas og dokumenteres skriftlig i henhold til Instruks for utrangering og kassasjon av materiell som tilhører staten. Det skal skrives kassasjonsprotokoll som arkiveres i AHOs arkiv.
Henvisninger:
Kvalitetsystemet:
Skjema:
- Godkjent av: Styret
- Ansvarlig: Direktør
- Avdeling: Hovedadministrasjon
- Opprettet: 16.05.2005
- Oppdatert: 08.12.2009
- Versjon: 2