Bruk av visakort med AHOs logo - rutine

Alle innkjøp ved AHO skal primært foregå ved at leverandøren sender faktura til AHO. I enkelte tilfeller er fakturering ikke mulig og AHO har derfor inngått avtale med DnBNOR om utstedelse av VISA-kort til AHOs ansatte. 

Generelt:

• Alle tilsatte kan søke om slikt kort. Søknaden skal sendes økonomiavdelingen for registrering og ikke direkte til DnBNOR
• Kortet er personlig og den enkelte er selv ansvarlig for bruken
• Kortet skal kun benyttes til utgifter som AHO skal betale.
• For enkeltinnkjøp over kr 5000 skal rekvisisjon/faktura benyttes.
• Ta alltid vare på kvitteringen ved ethvert kjøp/uttak på kortet
• Alle vil ha tilgang til egne transaksjoner m.v. på www.kortinfo.no
• Mistet/stjålet kort skal straks meldes til DnBNOR på tlf:  800 82 290 eller fra utlandet +47 75 12 81 82

Tjenestereiser

• Kortet skal også benyttes i forbindelse med tjenestereiser, ekskursjoner m.v. 
• Vær oppmerksom på at dersom dine utgifter til mat m.v overstiger statens diettsatser vil du ikke få refundert det overskytende.
• Reiseregning skal leveres på vanlig måte.

Forskudd og refusjoner

• Utbetaling av forskudd for å dekke utgifter i tjenesten vil heretter kun bli gitt unntaksvis.
• Dersom en velger å gjøre innkjøp til AHO ved å betale med egne penger og deretter be om refusjon, kan en ikke påregne og få refundert utgiftene før innen 2 mnd.

Ikke lenger ansatt?

• Når den tilsatte slutter ved AHO, skal kortet leveres økonomiavdelingen som makulerer kortet.

Rapportering
Kortutsteder sender faktura til AHO pr siste dato i hver måned. Dette betyr at dersom du har benyttet kortet gjeldende måned må du gjøre følgende:

1. Logg på www.kortinfo.no og hent frem siste faktura.
2. Finn frem alle kvitteringene og fyll ut skjema Rapport for bruk av kredittkort med AHOs logo. Alternativt kan du printe ut fakturaen fra Kortinfo.no og benytte denne som skjema.
3. Skjemaet, med påheftede kvitteringer i original, samt evt. rekvisisjon, sendes økonomiavdelingen innen 5. dag i påfølgende måned.
4. Kvitteringene nummereres, leverandøren oppgis og kjøpet gis en kort beskrivelse. Det må angis hvilken budsjettenhet, hvilket prosjekt eller hvilket kurs utgiften skal belastes. Vær oppmerksom på at ved bruk av kortet til taxi så skal reisestrekning, formål med reisen og evt. medpassasjerer oppgis. Benyttes kortet til representasjon, skal formålet samt deltakernes navn oppgis.
5. Dersom kortet er benyttet til utgifter i forbindelse med reiser skal rubrikken ”Tas med på reiseregning” krysses av. Når du skriver reiseregning må du da henvise til at kvittering er levert i forbindelse med oppgjøret for kredittkortet.

Manglende rapportering:
Dersom bruken ikke rapporteres vil beløpet bli ført på vedkommendes forskuddskonto. Det vil bli foretatt trekk i lønn uten nærmere varsel. Absolutt siste frist for å unngå trekk i lønn vil være 5. dag i den påfølgende måned etter at rapportering skulle ha skjedd. Kortet vil bli sperret.