Rutiner ved fratredelse

1. Rutiner ved fratredelse

Oppsigelse
Oppsigelse leveres postmottak og registreres i ephorte
Ansvar for oppfølging: Postmottak/Direktør

Bekreftelsesbrev
Bekreftelsesbrev som stadfester oppsigelsen og fratredelsesdag (formell og faktisk grunnet avspasering og ferie)
Ansvar for oppfølging: Personalkonsulent
Kopi til: Lønningskonsulent

Registrering i lønnssystem
Registrering av fratreden, eventuelt overføringer av ferietid
Utmelding av ESS, utlevering av skattekort
Ansvar for oppfølging: Lønningskonsulent

Sluttsamtale
Gjennomføre samtale/sluttintervju
Ansvar for oppfølging: Nærmeste leder / Fagdirektør / Direktør / Rektor / Personalkonsulent (etter avtale)

Mål for samtalen: 
Gjøre AHO til en så god arbeidsplass som muligved å kartlegge positive og negative erfaringer

Attest
Attest skrives og leveres/oversendes
Ansvar for opppfølging: Nærmeste leder
Kopi i ephorte

Informasjon
Informasjon gis for oppfølging til:

• Personalkonsulent
• IT:  Ordne pc, ajourføre telefonlister og lignende
• Drift: Slette adgangskort, innhente nøkler, klargjøre kontorer og lignende
• Forskningsadministrasjonen: Innhente elektronisk utstyr som pc og kamera, bøker og lignende
• Bibliotek: Innkreving av bøker, eventuelt erstatningskrav, registrere slutt-dato i Forskdoks personregister (gjelder vitenskapelig tilsatte)

Pensjonering
Sluttrutine ved pensjonering vil være tilnærmet som nevnt ovenfor med Bekreftelsesbrev, registrering i lønnssystem, sluttsamtale og oppfølging av IT, drift og forskningsadministrasjonen

Pensjonsmelding sendes SPK
Ansvar for opppfølging: Personalkonsulent

Sosialt tiltak
Avslutningsarrangement
Ansvar for oppfølging: Nærmeste leder/nære medarbeidere

Gaver jf. Retningslinjer for gaver og oppmerksomhet ved spesielle anledninger:

• Ansatt mindre enn 2 år: blomster
• Ansatt mellom 2 og 5 år: blomster samt enkel tilstelning
• Ansatt mer enn 5 år: gave eller gavekort til en verdi av inntil kr 3 500 samt enkel tilstelning
• Ved pensjonering etter mer enn 10 år ved AHO: gave til en verdi av kr 3 500 og tilstelning hvor vedkommendes ektefelle kan inviteres

2 Retningslinjer for sluttsamtale

Nærmeste foresatte leder skal gjennomføre en samtale med alle medarbeidere som slutter etter fast tilsetting.

Mål
En sluttsamtale kan gi verdifull informasjon for å bedre effektiviteten og trivselen ved AHO og skal således bidra til å gjøre AHO til en så god arbeidsplass som mulig.

Formål med en sluttsamtale er tredelt:

• Klarlegge årsaken til at medarbeidere slutter
• Bidra til at den som slutter, har et positivt bilde av AHO
• Få innspill til videreutvikling av personalpolitikken og gjennomføre forbedringer

Prosess
Samtalepartene kan ta utgangspunkt i temaene nedenfor, men kan gjerne fokusere annerledes dersom dette er hensiktsmessig.

Det skal noteres at samtalen er gjennomført.

Dersom samtalen gir uttrykk for forbedringsområder eller tilbakemeldinger som inkluderer annet enn den nærmeste foresattes ansvar, skal dette bringes videre til de det måtte angå. Tilbakemeldingene skal gjøres i forståelse med den som slutter.

Tema
Følgende spørsmål kan være retningsgivende:

Arbeidsmiljø

• Hvordan synes du det har vært å gå på jobben siste året?
• Hvordan har du opplevd AHO som arbeidsplass?
• Har du hatt opplevelser som du har oppfattet spesielt negativt (mobbing/trakassering)?
• Hvordan har ditt forhold til din nærmeste leder vært?
• Hvordan opplever du lederstruktur og lederstil generelt?
• Hvordan synes du ditt forhold til dine medarbeidere/kollegaer har vært?
• Har du synspunkter og forbedringsforslag til det fysiske arbeidsmiljøet?
• Har du synspunkter og forbedringsforslag til det sosiale arbeidsmiljøet?

Arbeidsoppgaver

• Har det vært arbeidsoppgaver som du mener ikke har tilhørt ditt arbeidsområde?
• Finnes det arbeidsoppgaver du mener med fordel kunne ha hørt under ditt arbeidsområde?
• Har du savnet spesielle utfordringer?
• Hvordan har du opplevd arbeidsfordelingen/arbeidsbelastningen?
• Har du forslag til endringer eller forbedringer av arbeidsrutiner

Utviklingsmuligheter

• Hvordan har du følt mulighetene til faglig utvikling som ansatt ved AHO?
• Kunne AHO ha gjort mer for å støtte deg?

Annet

• Hva har du vært mest fornøyd med ved AHO?
• Hva er årsaken til at du slutter hos AHO?
• Annet som bør tas opp?

Henvisninger:

Personalreglement ved AHO
Retningslinjer for gaver og oppmerksomhet ved spesielle anledninger (pdf)

Godkjent av: Direktør | Avdeling: Administrasjonen | Ansvarlig: Personalkonsulent | Opprettet: 09.11.2009 | Oppdatert: | Versjon: 1